W jaki sposób unikać nierzetelnych kontrahentów?

Ryzyko niewypłacalności kontrahenta szczególnie we współczesnych realiach, jest na trwałe wpisane w obrót gospodarczy. Każda firma borykała się kiedyś z problemem przeterminowanych zapłat, a przecież pewność obrotu jest podstawą wszelkiej działalności gospodarczej. Dlatego właśnie warto wiedzieć, jak minimalizować zatory płatnicze, a także w jaki sposób ich uniknąć.

Wiele firm skupia się na zwiększeniu wolumenu sprzedaży, w nadziei, że dochody ze sprzedaży z dużą pulą kontrahentów zrekompensują straty w obrocie z tymi, którzy unikają lub opóźniają płatności. Często ma to zgubne konsekwencje, gdyż w praktyce kontrahenci regulują należności z dużym opóźnieniem. Zachowanie płynności finansowej jest więc bardzo trudne, a firma ma coraz większe kłopoty z własnymi długami. To zamknięte koło często prowadzi do upadłości. Tymczasem istnieją narzędzia i metody zapobiegania takim sytuacjom:

Sprawdzanie kontrahenta przed udzieleniem kredytu kupieckiego.

„Analiza danych finansowych potencjalnego odbiorcy ma kluczowe znaczenie w ocenie jego wypłacalności. Spółki mają obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych w sądzie rejestrowym. Te dokumenty są powszechnie dostępne, więc nie ma problemu z ich weryfikacją.” - radzi Szymon Kobierski, Dyrektor Działu Dochodzenia Roszczeń w Pragma Inkaso. Należy zatem zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat kontrahenta. Jeśli naszym partnerem ma zostać spółka giełdowa, sprawdźmy ostatnie publikowane przez nią raporty okresowe, dostępne w Internecie.

Jeśli informacji o danych finansowych nie można uzyskać z dostępnych źródeł (spółka pomimo obowiązku nie złożyła sprawozdania w sądzie), trzeba zwrócić się z taką prośbą do przyszłego kontrahenta. Tak jak bank ma prawo sprawdzić nas, gdy chcemy uzyskać bankową gotówkę, tak my możemy sprawdzić kondycję finansową naszego klienta. Wyższą wartość ma pełne sprawozdanie, ale gdy nasz kontrahent prowadzi uproszczoną księgowość, poprośmy wówczas o ostatnie deklaracje podatkowe. Porównajmy wartość planowanych zamówień do całkowitych przychodów naszego potencjalnego odbiorcy. Jeśli kontrahent kategorycznie odmawia przedstawienia swoich danych finansowych, odnotujmy ten fakt.

Skarbnicą informacji jest Internet, a użyteczny może być nie tylko oficjalny serwis kontrahenta. Dla przykładu, obwieszczenie o wygraniu przetargu oznacza, że w tym czasie firma nie miała zaległości publiczno-prawnych. Jest to informacja przemawiająca na jego korzyść. Przejrzyjmy także internetowe giełdy wierzytelności. Zaczerpnijmy jeżyka u przedsiębiorców z branży. Być może któryś z nich już współpracował z badanym kontrahentem. Cenne będą referencje jego klientów. Przedsiębiorcy dzielą się zarówno złymi, jak i dobrymi opiniami. Takie działanie może wyłączyć z obrotu wielu nierzetelnych płatników na korzyść wszystkich jego uczestników.

Gdy dostępne źródła okażą się niewystarczające, możemy zamówić raport na temat potencjalnego kontrahenta w wywiadowni gospodarczej. Wówczas upewnimy się, że będzie on zawierał aktualne dane finansowe.

Dbałość o formalności

Dokument jest podstawowym narzędziem walki z niesolidnymi kontrahentami. Zadbajmy zatem, żeby umowa o współpracy była niejednostronna i precyzyjna w zakresie rozliczeń. Gromadźmy na bieżąco dokumenty. Zamówienia, druki WZ - nie wydawajmy towaru bez dopełnienia formalności w tym zakresie. Zbierajmy także podpisy - jeśli to możliwe osoby uprawnionej do odbioru faktury, gdyż w razie konieczności postępowania sądowego będziemy mogli skorzystać z uproszczonych, szybszych procedur. Co jakiś czas potwierdzajmy pisemnie saldo.

Dość często w umowach spotyka się klauzule stanowiące o zakazie cesji. Kontrahentowi zastrzegającemu takie postanowienie umowne z pewnością nie jest obce zagadnienie obrotu wierzytelnościami.

„Nie powinno przesądzać to o wykluczenia współpracy, jednak miejmy świadomość, z czym się to wiąże. Zakaz cesji uniemożliwia skorzystanie z usługi faktoringu, a także sprzedaży wierzytelności bez pisemnej zgody odbiorcy.” - ostrzega Szymon Kobierski.

Plan awaryjny

Żadna firma nie ma takiego komfortu, żeby odrzucać współpracę z każdym kontrahentem, który nie spełnia wszystkich jej wymogów. Nasi kontrahenci przeżywają takie same trudności jak my i nawet najbardziej zaufany partner biznesowy może nie mieć możliwości uregulowania swoich długów. Każdy przedsiębiorca musi zadać sobie pytanie - czy dam radę przetrwać brak zapłaty ze strony moich odbiorców?

Niestety, w większości przypadków, oznaczają one problemy z utrzymaniem płynności finansowej. Prędzej czy później, konieczne będą działania windykacyjne.

05/18/2011 | Źródło: materiały prasowe PRAGMA INKASO S.A.