Skuteczne zabezpieczanie transakcji. Jak to robić?

Podpisanie umowy z nowym klientem cieszy każdego przedsiębiorcę. Niemniej jednak, poza nawiązaniem współpracy ważne są też kroki, jakie podejmiemy zanim ostatecznie zdecydujemy się na podpisanie umowy. Należy pamiętać, że nie gwarantuje ona uzyskania zapłaty za daną usługę, ale znacząco pomaga w jej dochodzeniu. Znajomość kilku podstawowych zasad pomoże zminimalizować ryzyko jakie niosą ze sobą nowi kontrahenci.

Sprawdź, co wiesz

Przed zawarciem umowy wykorzystajmy ogólnodostępne źródła informacji w celu lepszego poznania nowego partnera biznesowego. Do weryfikacji wiarygodności spółki posłuży nam Krajowy Rejestr Sądowy, gdzie w aktach rejestrowych sprawdzimy takie istotne kwestie, jak: kapitał spółki, dokumenty finansowe oraz osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu. Z kolei w ewidencji działalności gospodarczej uzyskamy informacje na temat przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną. W zapoznaniu się z bieżącą działalnością firmy pomocny będzie też Internet. W ten sposób sprawdzimy również prowadzone przez przedsiębiorcę projekty oraz doświadczenie, jakie posiada w branży. Natomiast na giełdach wierzytelności sprawdzimy czy przyszły kontrahent nie widnieje jako dłużnik. Tego typu działania można również zlecić wyspecjalizowanym podmiotom jak wywiadownie gospodarcze.

Zapisy umowy

Przy tworzeniu umowy, nie warto oszczędzać na specjalistach. W trakcie negocjowania warunków współpracy warto skorzystać z pomocy prawnika, który doradzi m.in. jak najkorzystniej ustanowić sankcje związane z niewykonaniem umowy czy warunki odstąpienia od umowy. Wszystkie ustalenia między stronami muszą znaleźć się w kontrakcie – cena usługi, termin wykonania, warunki płatności oraz ewentualne kary. Wszelkie zmiany powinny być wprowadzane w formie aneksów. Dla swej ważności umowa oraz załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania stron.

Na wszelki wypadek

Warto zamieścić w umowie zapisy, które z pewnością nie zaszkodzą współpracy, a zwiększą bezpieczeństwo przedsiębiorcy. Przykładowo, zastrzeżenie realizacji płatności etapami za prace wykonane w przyjętym okresie rozliczeniowym np. co miesiąc. Wprowadzając taki zapis unikniemy sytuacji, gdy po zrealizowaniu całego kontraktu nie uzyskamy zapłaty. Kolejny użyteczny zapis to możliwość odstąpienia od umowy w przypadku braku płatności z zastrzeżeniem obowiązku zapłaty za wykonaną usługę. W ten sposób firma uzyskuje możliwość rezygnacji z umowy na danym etapie prac, w przypadku braku płatności ze strony zamawiającego. Jednocześnie będzie on zobowiązany do zapłaty za usługę wykonaną.

Siła weksla

Weksel in blanco pozwoli na zabezpieczenie roszczeń o dokonanie zapłaty za towar lub usługę. Jeśli sprawa będzie rozstrzygać się w sądzie, dzięki wekslowi możemy uzyskać nakaz zapłaty. Weksel wart jest tyle, ile majątek jego wystawcy. Skuteczna egzekucja będzie  możliwa wyłącznie w przypadku, gdy wystawca posiada majątek, z którego można się zaspokoić. Warto pamiętać, że weksel powinien być wydany podczas zawierania umowy i podpisany przez wystawcę w naszej obecności.

Bezpiecznie, choć pod warunkami

Choć ubezpieczenie wiąże się z dodatkowymi kosztami, warto rozważyć także to rozwiązanie, szczególnie w przypadku niepewnych partnerów biznesowych. Zawarcie umowy z ubezpieczycielem gwarantuje, że jeśli kontrahent nie zapłaci, strata zostanie firmie zrekompensowana. Warunkiem wypłaty ubezpieczenia jest spełnienie pewnych wymogów. Aby mieć pewność otrzymania odszkodowania musimy skrupulatnie spełniać te wymogi.

Skorzystanie z faktoringu

Jeśli firma zdecyduje się na skorzystanie z usługi faktoringowej, przenosi prawo do przyszłych roszczeń wobec kontrahenta na rzecz faktora – instytucji bankowej lub poza bankowej, która świadczy usługi tego typu. W ten sposób można zminimalizować lub całkiem wyeliminować ryzyko niewypłacalności partnera biznesowego. Jeśli zdecydujemy się na faktoring pełny, czyli bez regresu, to instytucja zewnętrzna, często do spółki z ubezpieczycielem, przejmuje niebezpieczeństwo braku zapłaty za fakturę. Dostając środki od faktora, firma nie musi martwić się o zapłatę i obawiać się utraty płynności.

03/20/2012 | Autor: Agnieszka Kowalik, Członek Zarządu Pragma Faktoring SA | Źródło: portal www.lexagit.pl