Przetwarzanie danych sensytywnych (wrażliwych) w działalności windykacyjnej

Czy i jak przetwarzać dane sensytywne o dłużnikach? To pytania, które zadają sobie często wszystkie firmy windykacyjne.

W toku prowadzonych przez wierzycieli, firmy windykacyjne, kancelarie prawne i inne podmioty specjalizujące się w odzyskiwaniu wierzytelności działań, niejednokrotnie uzyskiwane są informacje o sytuacji życiowej i majątkowej dłużników, członków ich rodzin oraz osób trzecich, z którymi nawiązywany jest kontakt osobisty, telefoniczny lub listowny. Źródłem tych informacji są także sami dłużnicy, którzy w korespondencji kierowanej do wierzyciela lub podmiotu działającego w imieniu wierzyciela, jak również podczas kontaktów telefonicznych lub osobistych przekazują szereg, często intymnych informacji. Z punktu widzenia wierzyciela lub działającego w jego imieniu pełnomocnika, wszelkie tego typu informacje mogą mieć istotne znaczenie i determinować sposób postępowania wobec konkretnego dłużnika. Nie bez znaczenia jest przecież fakt, iż dłużnik jest poważnie chory, nadużywa alkoholu lub został skazany na karę pozbawienia wolności i osadzony w zakładzie karnym.

Większość podmiotów specjalizujących się w windykacji wierzytelności stara się utrwalać, czy to w postaci elektronicznej (historia kontaktów, rejestracja rozmów telefonicznych), czy też w tradycyjnej formie (dokumenty, kartoteki) szczegółowe informacje o dłużnikach uzyskane z różnych źródeł, wykorzystując je następnie w procesie odzyskiwania należności. Tymczasem obowiązujące przepisy prawa wyznaczają w tym zakresie pewne granice, których przekroczenia może pociągać za sobą konsekwencje prawno-karne (grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3). Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity, Dz. U. z 2002r., Nr 101, poz. 926 ze zm.) w art. 27 ust. 1 określa kategorie danych, których przetwarzanie jest generalnie zabronione. Do danych sensytywnych (wrażliwych) zalicza dane o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności wyznaniowej, partyjnej lub związkowej, stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, skazaniach, orzeczeniach o ukaraniu, mandatach karnych, innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym

W praktyce działalności windykacyjnej pojawiają się poważne problemy w jednoznacznym przyporządkowaniu określonych danych do kategorii pospolitych (nie poddanych zaostrzonemu reżymowi) lub wrażliwych. Dotyczy to w szczególności danych o stanie zdrowia, nałogach, skazaniach i innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Przykładowo, informacja o tym, iż dłużnik jest rencistą wskazuje nie tylko na źródło jego dochodów, ale także na zły stan zdrowia uniemożliwiający wykonywanie pracy zarobkowej. Z punktu widzenia windykatora, informacja o źródle dochodu w postaci renty jest cenna, natomiast pojawiają się wątpliwości, czy przetwarzanie takiej informacji nie narusza ustanowionego w art. 27 ust. 1 ustawy zakazu. Z podobną sytuacją mamy do czynienia w przypadku powzięcia informacji o osadzeniu dłużnika w zakładzie karnym lub areszcie śledczym, orzeczeniu rozwodu, ubezwłasnowolnieniu z uwagi na stan zdrowia, zajęciu wynagrodzenia za pracę w związku z egzekucją wierzytelności alimentacyjnych itp. Ocena unormowań przyjętych przez ustawodawcę w tym zakresie wydaje się być zdecydowanie negatywna. W pewnych sytuacjach i dla niektórych podmiotów, w tym wierzycieli i firm windykacyjnych, przetwarzanie danych sensytywnych może być konieczne do skutecznej realizacji ich uprawnień oraz osiągnięcia założonego - i co więcej - zgodnego z prawem celu tj. zaspokojenia wierzytelności przez dłużnika. I chociaż w art. 27 ust. 2 ustawodawca wprowadził wyjątki (w sumie dziesięć) od generalnego zakazu przetwarzania danych sensytywnych, to praktyczne (lecz ograniczone) znaczenie dla branży windykacyjnej wydaje się mieć jedynie ten ustanowiony w punkcie 10, zgodnie z którym, przetwarzanie danych wrażliwych jest dopuszczalne jeżeli jest prowadzone przez stronę w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z orzeczenia wydanego w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Jak to w wielu przypadkach bywa, diabeł tkwi w szczegółach, czyli wykładni, która w tym przypadku nie może być wykładnią rozszerzającą. Wyjątek ustanowiony w pkt. 10 ustawy w drodze jej nowelizacji miał min. za zadanie ułatwienie przedsiębiorcom walki z oszustami i nieuczciwymi kontrahentami, tymczasem przepis zezwala na przetwarzanie danych wrażliwych dopiero od momentu wydania orzeczenia, a nie od chwili zaistnienia zdarzenia, które może być w przyszłości podstawą do jego wydania. Co więcej, skoro upoważnienie takie przysługuje wyłącznie stronie (dajmy na to wierzycielowi), to w świetle braku możliwości stosowania wykładni rozszerzającej uprawnienie działającej na zlecenie wierzyciela firmy windykacyjnej jest w tym zakresie co najmniej wątpliwe. Z pewnością natomiast na etapie postępowania pozasądowego, gdy wierzyciel nie dysponuje jeszcze orzeczeniem nakazującym dłużnikowi spłatę, a na takim opiera w przeważającej mierze swój biznes branża windykacyjna, przetwarzanie danych wrażliwych jest zabronione. Nie ma przy tym znaczenia fakt, iż dane takie mogą się później okazać konieczne w trakcie postępowania sądowego lub po jego zakończeniu.

Gdyby ustawodawca wykazał się większą wyobraźnią i za przesłankę legalizującą przetwarzanie danych wrażliwych uznał adekwatność przetwarzanych danych w stosunku do usprawiedliwionych prawnie celów, w jakich są przetwarzane, rozważania w tym zakresie nie miałyby w zasadzie dalszego sensu. Tymczasem w świetle obowiązujących unormowań, przedsiębiorcy trudniący się działalnością windykacyjną i chcący funkcjonować w zgodzie z literą prawa muszą unikać rejestrowania i przetwarzania wszystkich tych informacji o osobach fizycznych, które mogą im przysporzyć problemów podczas ewentualnej kontroli uprawnionego organu. Wydaje się także, iż bezpiecznym wyjściem jest rejestrowanie danych o dużym stopniu uogólnienia zamiast danych wrażliwych lub narażonych na taką kwalifikację. Przykładowo, zamiast rejestrować prawdopodobnie wrażliwą informację o osiąganiu przez dłużnika dochodu z tytułu renty, lepiej ją zastąpić pojęciem świadczenie z ZUS , zamiast utrwalać informacje o złym stanie zdrowia, lepiej ograniczyć się do sformułowania trudna sytuacja życiowa lub trudna sytuacja finansowa . Nie rozwiązuje to oczywiście wszystkich problemów, lecz w sposób istotny ogranicza ryzyko narażenia się na zarzuty i sankcje określone w ustawie o ochronie danych osobowych.

Przy tej okazji warto również podkreślić, iż zastępowanie danych wrażliwych sformułowaniami o większym stopniu uogólnienia lub niejednoznacznymi nie powinno zmierzać w kierunku tworzenia systemu kodów (skrótów, symboli) mających za zadanie jedynie ich zamaskowanie, gdyż de facto jest to przetwarzanie tych samych danych, tylko w innej formie. Natomiast w przypadku danych wrażliwych zawartych w treści korespondencji kierowanej przez dłużników do wierzycieli lub firm windykacyjnych najprostszym rozwiązaniem jest usunięcie informacji wrażliwych z jej treści w sposób uniemożliwiający późniejsze odtworzenie. Taka drobna operacja plastyczna z pewnością nie będzie miała większego wpływu na ewentualne walory dowodowe pisma w postępowaniu sądowym. Natomiast w przypadku dokumentacji dołączanej przez dłużników do korespondencji (głównie medycznej), jedynym rozwiązaniem jest jej zniszczenie, o ile oczywiście są to kopie dokumentów a nie oryginały - te drugie warto niezwłocznie odesłać w bezpieczny sposób do nadawcy.

03/24/2011 | Przemysław Jamróz