Jak zabezpieczyć się przed wyłudzeniami i zmniejszyć ryzyko finansowe

Przestępstwa gospodarcze to bardzo powszechne zjawisko dotykające sektor małych i średnich przedsiębiorstw. Osoby działające z zamiarem niespłacenia swoich należności często bardzo dobrze znają wiele zagadnień prawnych i finansowych, są dobrze przygotowani do swoich działań.

W obliczu licznej ilości wyłudzeń niejeden uczciwy przedsiębiorca musiał zakończyć funkcjonowanie swojej firmy, zredukować zatrudnienie lub działalność i kondycja finansowa jego firmy została mocno zachwiana. Problem jest o tyle trudniejszy, że pomysłowość oszustów finansowych w zasadzie nie zna granic. Są oni obeznani w tematyce prawnej, śledzą nowości i szukają wszelkich luk prawnych, dzięki którym mogliby się wykpić i uniknąć spłacania należności.

Z doświadczenia wiem, że najbardziej fraudogenne branże to branża budowalna, transportowa oraz FMCG (w szczególności przetwórstwo mięsne). Rzadziej wyłudzenia zdarzają się w branży finansowej i usługowej, choć nie oznacza to, że w ogóle one nie występują. Przy wspomnianych branżach wysokiego ryzyka istotnym problemem zdaje się brak przygotowania merytorycznego przedsiębiorców do zapobiegania wyłudzeniom. W branży budowlanej może to wynikać z samej specyfiki branży i osób zajmującą się nią. Najmniejsi budowlańcy tak naprawdę nie tylko zarządzają swoimi firmami ale również są jednocześnie robotnikami budowlanymi. W tej branży powszechne jest zjawisko „umów na czarno” i tak samo jak mały przedsiębiorca zatrudnia „na czarno” swoich pomocników tak nie raz „na czarno” zawiera kontrakty na wykonanie robót budowlanych.

Umowa „na gębę” jest w zasadzie tak samo ważna jak umowa pisemna, jednak w praktyce często okazuje się ona trudna do udowodnienia i przebiegłemu dłużnikowi nie będzie stanowiło problemu obalenie jej. Ponadto postępowanie mające na celu wykazanie, że wierzytelność istnieje bywa czasochłonne i kosztowne, nie zawsze też pewne co do możliwości odzyskania należności. Okazuje się, że kontrahent co prawda wcześniej płacił w terminie lub z niewielkimi poślizgami i zamawiał coraz droższe usługi, jeździł dobrym samochodem, zatrudniał ludzi, zapraszał do najdroższych restauracji to jednak groszem tak naprawdę nie śmierdzi. Samochód jest przepisany na żonę, firma na córkę, konto na kochankę. Cóż wtedy robi mały przedsiębiorca? Niestety musi przygotowywać się do zwinięcia interesu. Tylko nielicznym, wytrwałym udaje się przebrnąć przez tego typu kłopoty, nie spotykają one małego odsetka młodych, ambitnych przedsiębiorców. Cóż zatem robić aby uniknąć wyłudzenia i jak sobie z nim radzić? Jakie zachowania klienta powinny dawać do myślenia?

Prewencja
Stare porzekadło mówi, że lepiej zapobiegać niż leczyć. I od tej idei należy zacząć. Pierwszym, największym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest brak wystarczających dokumentów, które byłyby niezbędne do prowadzenia ewentualnego postepowania przed organami ścigania. Tak więc, choćby klientem był kuzyn, szwagier lub przyjaciel z młodości zawsze musisz: podpisać umowę w formie papierowej, nawet jeżeli miałaby być to umowa, której wzór można bez problemu znaleźć w internecie, wystarczy, że będzie chociaż na jedną stronę formatu A4 i będzie w niej zawarte kto jest stroną umowy, co jest przedmiotem umowy i jakie są warunki płatności.

Do umowy dobrze jest dołączyć dokumenty rejestrowe swojego kontrahenta: NIP, REGON, zaświadczenie z właściwego rejestru o wpisie do działalności gospodarczej Ewidencji Działalności Gospodarczej (EDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W przypadku wpisu do EDG żądaj okazania dowodu osobistego, w przypadku wpisu do KRS zwróć uwagę na sposób reprezentacji podmiotu - jeżeli bowiem okaże się, że spółkę może reprezentować tylko prezes i wice prezes a Ty rozmawiasz tylko z jednym i tylko ten podpisuje umowę to będziesz miał problemy jeżeli Twój klient okaże się nie do końca uczciwy. Na umowie ze spółką prawa handlowego (które podlegają wpisowi do KRS) na umowie muszą podpisać się osoby uprawnione do reprezentowania spółki, a więc dane muszą być zgodne z wpisem do KRS. Tak samo przy podpisywaniu umowy możesz żądać od członków zarządu okazania dowodów osobistych, ale nie jest to już aż tak bardzo pilne jak w przypadku działalności gospodarczych.

Kolejną ważną formalnością są potwierdzenia wykonania usługi, wydania towaru, kupna-sprzedaży. Jeżeli więc prowadzisz przytaczaną wcześniej działalność budowlaną na zakończenie robót sporządź protokół, potwierdzenie wykonania robót. Ponadto warto byś na zakończenie swoich prac wykonał fotografie z wykonanych przez siebie robót, przydadzą Ci się jako referencje oraz jako materiał dowodowy w sądzie. W przypadku sprzedaży bierz pokwitowanie, potwierdzenia WZ, listy przewozowe i inne dokumenty mogące potwierdzić, że usługa/sprzedaż miała miejsce.

Faktury VAT
Często przedsiębiorcy umawiają się na rozliczenia „pod stołem” aby uniknąć zapłacenia podatku. Brakuje wtedy jednego z najważniejszych dokumentów, czyli Faktur. Lepiej zapłacić jednak ten podatek ale mieć za to komplet dokumentacji. Staraj się jak najwięcej ustalać drogą korespondencyjną a jak najmniej na telefon. Nie usuwaj swojej korespondencji e-maillowej z klientem ona też będzie potrzebna w postepowaniu.

Jeżeli masz wątpliwości co do wiarygodności swojego klienta, masz chociażby najmniejsze obawy co do jego kondycji finansowej lub zamiarów zabezpiecz wierzytelność:

    Wekslem in blanco, bez najmniejszego problemu w internecie znajdziesz informacje na temat prawidłowego wystawiania i uzupełniania weksla,
    Zastawem rejestrowym - w tym przypadku lepiej już skorzystać z usług prawnika. Taka pomoc nie jest droga, nowe kancelarie doradztwa prawnego zrobią to za Ciebie za kwotę 100 - 150 zł, to niewielki koszt biorąc pod uwagę fakt, że możesz wiele stracić, ale lepiej być zabezpieczonym.
    Przewłaszczeniem na zabezpieczenie - wzór umowy również znajdziesz w internecie. Umowa jest stosunkowo prosta i nie powinna sprawiać problemów.
    Hipoteką - tutaj również lepiej abyś udał się do prawnika. Koszt też niewielki a wystarczy mały błąd aby twój wpis nie znalazł się w księgach wieczystych. Zanim jednak to zrobisz sprawdź dobrze księgi wieczyste, szczególnie rozdziały VI i V, w których znajdziesz informacje o egzekucjach i innych hipotekach w stosunku do tej nieruchomości. Pamiętaj, że w hipotekach pierwszeństwo ma data wpisu a więc wierzyciel, który pierwszy wpisał się w hipotece zostanie jako pierwszy zaspokojony.

Poza prawnym zabezpieczeniem wierzytelności dobrze jest pomyśleć o tym aby Twój klient uwiarygodnił się również bardziej praktycznie. Możesz go poprosić o przedstawienie listy referencyjnej - nie miej oporów z tym aby zadzwonić do firm, które te referencje wystawiły i grzecznie tylko zapytać jak przebiegała ich współpraca. Dostarczy Ci to wiele informacji na temat Twojego kontrahenta. Jeżeli nie znasz zbyt dobrze swojego klienta lub masz jakieś obawy co do jego wiarygodności sprawdź czy nie figuruje on w bazach Biur Informacji Gospodarczej (KRD, Infomonitor, ERIF). Weryfikacja to koszt kilkudziesięciu złotych, dzięki którym będziesz o wiele spokojniej myśleć o płatnościach. Pieczątki prewencyjne tak często oferowane przez biura BIG możesz sobie odłożyć do szuflady. Ich ceny są nieproporcjonalne do skuteczności a podkreślić trzeba, że ich skuteczność można liczyć promilach. W zasadzie na nikogo nie działają.

Windykacja
Znajdź dobrą agencję windykacyjną, która będzie naciskała na dłużnika z dużą częstotliwością. Dłużnik w pierwszej kolejności płaci tym, którzy najczęściej upominają się o swoje pieniądze, wynika to z czystej psychologicznej gry. Dłużnik tworzy sobie hierarchię płatności, „tym zapłacę teraz bo mi więcej nie sprzedadzą, tym zapłacę później, ci mogą poczekać”. Dla przykładu przyjrzyj się swoim płatnościom. Są takie o których pamiętasz zawsze i zawsze płacisz w terminie, ale są też takie, powiedzmy „okazjonalne”, które najnormalniej wypadają z pamięci, a jeżeli jeszcze nikt się o nie upomina popadają w niepamięć. Nie próbuj windykować na własną rękę - dłużnik będzie Ciebie bagatelizował i spławiał. Obecnie agencje windykacyjne oferują bardzo korzystne rozwiązania za również niewielkie ceny a ofert na rynku jest bardzo dużo. Doświadczony windykator zawsze szybko wyczuje kiedy ma do czynienia dłużnikiem, który może mieć przejściowe problemy finansowe a kiedy ze zwykłym oszustem.
Praktyka. Jak gra oszust.
W pierwszej kolejności tworzy wokół siebie aurę wiarygodności. Pokazuje się jako osoba majętna, na początku zamawia i zawsze dokonuje płatności w terminie. Co prawda nie są to wielkie kwoty ale zawsze terminowe. W ten sposób potencjalny oszust buduje sobie zaufanie u potencjalnych poszkodowanych. Z czasem zaczyna zamawiać coraz większe partie towaru, czasami tak duże, że realizacja transakcji wymaga od Ciebie włożenia własnych nakładów finansowych. „No skoro zawsze płacił w terminie, to tym razem również zapłaci” i w tym momencie zaczynają się problemy. Jako przedsiębiorca musisz być czujny i podchodzić do ludzi z dużą dozą dystansu. Nagle okazuje się, że twój „wiarygodny” klient nie płaci, nie odbiera telefonów, później okazuje się, że firma nie istnieje a ty zostajesz z problemami na głowie. Jeżeli wcześniej nie zabezpieczyłeś się w należyty sposób to ryzyko, że nigdy nie zobaczysz pieniędzy jest bardzo wysokie.

Do tego, twój kontrahent może mieć wiele pretensji: „bo zamówiony towar jest nie taki jak powinien”, „bo ja nie mam z tym nic wspólnego”, „bo kryzys i niedługo zbankrutuje” lub co najbardziej zuchwałe „bo co Ty mi możesz zrobić”. Takie zagrywki stosowane przez dłużników, to nie jest novum dla doświadczonego windykatora.
Co będzie robił dłużnik aby uniknąć zapłaty? Będzie przepisywał majątek na osoby trzecie, ukrywał majątek, korzystał z zagranicznych kont (w dobie internetu otwarcie konta w banku np. Irlandzkim nie stanowi problemu), wyjedzie za granicę aby nie opłacało Ci się go szukać albo abyś nie mógł go znaleźć.

Wszelkie działania Twoich kontrahentów, które sugerują, że mogli oni działać z zamiarem niespłacania swoich należności świadczą o wysokim ryzyku wyłudzenia a więc działania na szkodę innych podmiotów.

Pamiętaj, że nie zawsze gdy Twój klient nie płaci jest oszustem. Czasami brak zapłaty jest faktycznie efektem złej kondycji finansowej, twoje klienta, co akurat jest weryfikowalne. Tutaj pozostaje kwestia umiejętności osiągnięcia konsensusu, dojścia do porozumienia i właściwego zarządzania.

Powyższe informacje powinny pomóc ci zabezpieczyć się przed ryzykiem wyłudzenia ale również zmniejszenia ryzyka powstawania zatorów finansowych.

Pamiętaj też o tym, że nie mając pewności nie możesz nazywać nikogo oszustem - jest to wtedy pomówienie, które również podlega restrykcjom karnym a czasami zła ocena sytuacji może cię wiele kosztować.

07/15/2011 | Autor: Marcin Łysuniec | portal.www.windykacja.pl