Jak uniknąć problemów w pokryciu zobowiązań?

Brak zapłaty za wysłany towar lub wykonaną usługę – każda firma napotkała kiedyś ten problem. Nie ma wątpliwości, że ryzyko niewypłacalności kontrahenta jest trwale wpisanym w obrót gospodarczy. Warto zatem wiedzieć, jak minimalizować zatory płatnicze, a także w jaki sposób ich uniknąć.

Wiele firm po prostu skupia się na zwiększeniu wolumenu sprzedaży, w nadziei, że dochody ze sprzedaży z dużą pulą kontrahentów zrekompensują straty w obrocie z tymi, którzy unikają lub opóźniają płatności. Często ma to zgubne konsekwencje, gdyż w praktyce kontrahenci regulują należności z dużym opóźnieniem. Zachowanie płynności finansowej jest coraz trudniejsze, firma ma coraz większe kłopoty z własnymi długami. To zaś często prowadzi do upadłości. Tymczasem istnieją narzędzia i metody zapobiegania takim sytuacjom. Przedstawmy najskuteczniejsze z nich:
Po pierwsze, sprawdźmy kontrahenta przed udzieleniem mu kredytu kupieckiego. Analiza danych finansowych potencjalnego odbiorcy ma kluczowe znaczenie w ocenie jego wypłacalności. Spółki mają obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych w sądzie rejestrowym i są one powszechnie dostępne. Warto pokwapić się do sądu i zapoznać z podstawowymi informacjami na temat kontrahenta. Jeśli naszym partnerem ma zostać spółka giełdowa, sprawdźmy ostatnie publikowane przez raporty okresowe, dostępne w Internecie.
Jeśli informacji o danych finansowych nie można uzyskać z dostępnych źródeł (spółka pomimo obowiązku nie złożyła sprawozdania w sądzie), trzeba po prostu zwrócić się z taką prośbą do przyszłego kontrahenta. Jest on kredytobiorcą w zakresie udzielanego przez firmę finansowania w postaci kredytu kupieckiego. Tak jak bank ma prawo sprawdzić nas, gdy chcemy uzyskać bankową gotówkę, tak my możemy sprawdzić kondycję finansową odbiorcy. Wyższą jakość ma pełna sprawozdawczość, ale gdy nasz kontrahent prowadzi uproszczoną księgowość, poprośmy o ostatnie deklaracje podatkowe. Porównajmy przykładowo wartość planowanych zamówień do całkowitych przychodów naszego potencjalnego odbiorcy. Jeśli kontrahent kategorycznie odmawia przedstawienia swoich danych finansowych, odnotujmy ten fakt jako ryzyko, tj. brak wiedzy na temat sytuacji finansowej odbiorcy.
Skarbnicą informacji jest Internet, a użyteczny może być nie tylko oficjalny serwis kontrahenta. Dla przykładu, obwieszczenie o wygraniu przetargu oznacza, że w tym czasie firma nie miała zaległości publiczno-prawnych. Jest to informacja przemawiająca na jego korzyść. Sprawdźmy także internetowe giełdy wierzytelności.
Wiele dowiedzieć się można od przedsiębiorców z branży. Być może któryś z nich już współpracował z badanym kontrahentem. Cenne będą referencje jego klientów. Przedsiębiorcy dzielą się zarówno złymi jak i dobrymi opiniami. Takie działanie może wyłączyć z obrotu wielu nierzetelnych płatników na korzyść wszystkich jego uczestników.

Gdy dostępne źródła okażą się niewystarczające, możemy zamówić raport na temat potencjalnego kontrahenta w wywiadowni gospodarczej. upewnijmy się, że będzie on zawierał aktualne dane finansowe.
Po drugie, dbajmy o formalności. Dokument jest podstawowym narzędziem dochodzenia roszczeń od
niesolidnych kontrahentów. Zadbajmy zatem, żeby umowa o współpracy była niejednostronna i precyzyjna w zakresie rozliczeń. Gromadźmy na bieżąco dokumenty. Zamówienia, druki WZ – nie wydawajmy towaru bez dopełnienia formalności w tym zakresie. Zbierajmy także podpisy na wszystkich dokumentach. Jeśli to możliwe, poprośmy o podpis osoby uprawnionej do odbioru faktury. Oczywiście faktura bez podpisu odbiorcy spełnia wymogi dla swojej ważności, ale w razie konieczności postępowania sądowego umożliwia to skorzystanie z uproszczonych, a więc szybszych procedur.. Co jakiś czas potwierdzajmy pisemnie saldo.

Należy przez cały czas pamiętać o tzw. prekluzji dowodowej. Zgodnie z nią w postępowaniu sadowym w sprawach gospodarczych od razu należy przywołać wszystkie istotne okoliczności (dowody) pod rygorem utraty prawa ich powoływania na późniejszym etapie postępowania. Jeśli dłużnik podniesie zarzut, który moglibyśmy obalić odpowiednim dokumentem, sąd nie da nam już szansy na uzupełnienie.Dość często w umowach spotyka się klauzule stanowiące o zakazie cesji. Kontrahentowi zastrzegającemu takie postanowienie umowne z pewnością nie jest obce zagadnienie obrotu wierzytelnościami. Nie przesądza to wykluczenia współpracy, jednak miejmy świadomość, z czym się to wiąże. Zakaz cesji uniemożliwia skorzystanie z usługi faktoringu, a także sprzedaż wierzytelności bez pisemnej zgody odbiorcy.
Po trzecie, przygotujmy plan awaryjny.
Żadna firma nie ma takiego komfortu, żeby odrzucać współpracę z każdym kontrahentem, który nie spełnia wszystkich jej wymogów. Nasi kontrahenci przeżywają takie same trudności jak my i nawet najbardziej zaufany partner biznesowy może nie mieć możliwości uregulowania swoich długów. Każdy przedsiębiorca musi zadać sobie pytanie – jak długo dam radę przetrwać brak zapłaty ze strony moich odbiorców?
Niestety, w większości przypadków, oznaczają one problemy z utrzymaniem płynności finansowej.. Dobrym rozwiązaniem będzie przygotowanie arkuszy dla każdego klienta, gdzie wpiszemy ustalenia ze wstępnej weryfikacji, a także informacje o potwierdzeniu salda oraz średnich opóźnieniach w płatnościach. Jeśli opóźnienia się wydłużają i saldo narasta, konieczna będzie windykacja, podejmowana tym szybciej im więcej ryzyk zdiagnozowaliśmy przed i w trakcie współpracy. Pozostaje pytanie, czy zrobić to we własnym zakresie, czy skorzystać z outsourcingu.

06/06/2011 | Źródło: portal www.windykacja-wierzytelnosci.com.pl